Informationssäkra löne- och HR-processer

Bättre processer 

Alko Oy vill erbjuda sina kunder vänlig, sakkunnig och smidig service i världsklass, oavsett kommunikationskanal. Målet för Integrata är att alltid leverera en anpassad och oöverträffad kundupplevelse. Alkos HR-chef Nelli Tyrkkö, ansvarig för anställningstjänster och välbefinnande i arbetet, samt projektägare: vad gjorde vi i det gemensamma projektet och hur lyckades vi?  

– Integratas lösningar gjorde det möjligt att digitalisera lönerna och överföra informationen direkt från HR-systemet till Mepco. Integrata erbjöd aktivt lösningsförslag för att effektivisera processerna och möjliggöra digitalisering vid byte av lönehanteringstjänst och löneberäkningssystem. 

– Verksamheten är nu smidigare. Pappersformulären har i stort sett försvunnit från skrivborden. Samarbetet med Integrata är framåtblickande, och kvaliteten på lönetjänsten är utmärkt. Integrata tar aktivt initiativ till att presentera utvecklingsidéer och insikter. 

– Med hjälp av en professionell och utvecklingsinriktad partner kan man hitta effektiva lösningar på olika utmaningar inom lönehantering. 

– Sammanfattningsvis är vi mycket nöjda med Integrata, konstaterar Tyrkkö. 

Säker IT-förvaltning med stöd från tekniken  

Tiia Liesmäki, ICT-utvecklingschef på Alko, hur hänger IT-förvaltning eller nivån på datasäkerheten ihop med lönetjänster eller HR-processer?  

–Vi ville stärka informationssäkerheten och göra HR-hanteringen enklare för chefer och anställda.

– Genom att implementera Integratas lösningar för lönehantering och Mepco och Integrata Platform HR-appen, samt lägga till automation, fick vi en lösning som speglar Alkos sätt att arbeta: smidigt, medarbetarfokuserat och datasäkert. 

– Nivån på informationssäkerheten höjdes. Samarbetet var hela vägen öppet, otvunget och mycket lösningsorienterat, berömmer Liesmäki. 

Att satsa på informationssäkra tekniker för personal- och lönehantering samt på smarta och moderna lösningar gynnar även IT-förvaltningen.  

Alko ligger i framkant och skyddar sina anställda. Kraven på informationssäkerhet för personal- och lönehanteringsprocesser blir allt viktigare i framtiden. Nivån på informationsskyddet höjs när känsliga meddelanden eller bilagor som rör löner eller anställningar inte längre skickas på papper, via snabbmeddelande eller e-post, utan genom en säker applikation.  

Liesmäki listar framgångarna och lyfter fram tre områden inom informationshantering som är viktiga att fokusera på långsiktigt:  

Vad är viktigt att tänka på vid införandet?  

Erkki Pakola, medlem i styrgruppen för projektet och Alkos resurschef, hur skulle du beskriva utgångspunkterna för upphandlingen och införandet?  

– I Alkos fall handlade det inte om att outsourca löneadministrationen, eftersom vi gjorde det redan för nästan 20 år sedan. Men vid en upphandling är det alltid möjligt att tänka igenom kraven på tjänsten igen, påpekar Pakola och fortsätter: 

– Efter upphandlingen ville vi ha mer automation, det vill säga mindre papper och repetitiva arbetsmoment. Vi ville ha mobila lönetjänster, oavsett tid och plats, samt en modern och informationssäker kommunikationskanal för tjänsterna. 

– Vid ett eventuellt byte av samarbetspartner ville vi säkerställa att övergången skulle gå smidigt, säkert och utan att påverka korrektheten i löneutbetalningarna. 

– Implementeringen gick oerhört smidigt och utan problem. Moderna funktioner levererades som planerat, vi höll tidsramen och det kom inga överraskningar gällande kostnaderna. 

Vilka tips skulle du ge till någon som ska upphandla lönetjänster eller starta ett nytt implementeringsprojekt? 

– När man byter samarbetspartner är det viktigt att ha högt satta mål för både nya funktioner och ett korrekt införande. Utmaningar som uppstår längs vägen får inte sänka ambitionsnivån. 

– Utmaningar och problem bör delas öppet och snabbt och lösas genom samarbete, tipsar Pakola. 

Smidigare processer, tekniken i fickan

Kunden är en av oss. Under samtalets gång har det blivit tydligt att övergången till en ny lönepartner gick smidigt, samtidigt som löneprocesserna effektiviserades och automatiserades. Men hur ser det ut med HR-processerna, stödet till resursplaneringen och kundservicen? 
Vad säger du Matti Väätäinen, support för resursplanering och kundservice samt resurschef på Alko? 

– I och med förändringarna flyttades till exempel ansökningar om längre frånvaron från formulär till Alkos HR-system. Efter att chefen godkänt dem digitalt, skickas informationen vidare via integration till bl.a. schemaläggningssystemet och lönesystemet Mepco. Medarbetare och chefer fick tillgång till den moderna appen Integrata Platform appen, där de bland annat kan skicka in sjukintyg, granska sina lönespecifikationer och begära byte av semesterpenning mot ledighet. 

– De här förändringarna minskar det manuella arbetet i HR-processen avsevärt, och är enkla för personalen att använda. 
Vilket tips skulle du ge till den som vill förbättra sina processer? 

– Våga granska HR-processerna med öppet sinne, kommunicera aktivt genom hela förändringen och ta till vara på moderna möjligheter istället för att fastna i gamla mönster, sammanfattar Väätäinen, som arbetat med att förenkla processerna kring arbetstid. 

Och till sist är vi på Integrata förstås nyfikna: Hur upplever du vår kompetens? 

– Samarbetet flöt på utmärkt, och vi löste gemensamt de utmaningar som dök upp. Under projektets gång kom många bra idéer fram, som också genomfördes direkt. 

Sammanfattningsvis verkar det som att Integratas team lyckades leverera en skräddarsydd tjänst som motsvarade Alkos behov – och en oöverträffad kundupplevelse i världsklass.