Hur upphandlar man löneadministration?

En upphandling är en möjlighet. Ändå börjar den alltför ofta med gårdagens lösningar. Vår expert berättar hur du genomför en framtidssäker upphandling av löneadministration – här är 3️⃣ tips.

Ett välbekant scenario: I anbudsförfrågan listas de nuvarande systemen, de nuvarande arbetssätten och de nuvarande kraven. Resultatet blir att man upphandlar det som redan finns – i stället för det som faktiskt behövs under de kommande åren.

Hur upphandlar man för framtiden?

Vid upphandling av löneadministration är det särskilt viktigt att fundera på följande frågor:

• Vilka processer finns i organisationen idag?
• Var utförs manuellt arbete?
• Hur många e-postmeddelanden, Excel-filer och mellanled ryms i vardagen?
• Vad skulle kunna göras bättre?

Upphandla inte ett system – upphandla bättre service

En av de vanligaste fallgroparna är att fokusera på systemkrav, när det man egentligen behöver är bättre service.

Systemen spelar naturligtvis en viktig roll. Men när löneadministrationen outsourcas handlar det inte i första hand om att skaffa ett nytt system. Det handlar om ett tjänstesamarbete som direkt påverkar medarbetarnas vardag, HR:s arbetsbelastning, chefernas arbete och den information som ledningen har tillgång till.

Därför är det viktigt att ställa rätt frågor till leverantörerna:

• En mindre bra fråga är: ”Vilket system använder ni?”
• En bättre fråga är: ”Hur gör er tjänst vår organisations vardag enklare?”

Kvalitet måste synas på fler ställen än i avtalet

Allt fler upphandlingar fokuserar på kvalitet. Det är positivt.

Men ibland blir kvalitetskriterierna ett problem. Det händer när kriterierna är så allmänt formulerade att alla leverantörer utan svårighet får full poäng. Då blir upphandlingen i praktiken en ren priskonkurrens.

Verklig kvalitet syns exempelvis i:

• hur tjänsten fungerar i det dagliga arbetet
• hur samarbetet utvecklas över tid
• hur enkelt medarbetarna får tillgång till den information de behöver
• vilken insyn organisationen har i sin egen data
• hur tjänsteleverantören utvecklar verksamheten både idag och i framtiden.

Våga därför konkurrensutsätta kvalitet. Annars blir det svårt att ställa krav på den senare.

Marknadsdialog är ingen formalitet

När den fungerar som bäst hjälper marknadsdialogen dig att förstå vad marknaden faktiskt kan erbjuda.

När den fungerar som sämst blir den ett samtal som inte leder till någon förändring.

Om anbudsförfrågan ser exakt likadan ut efter marknadsdialogen som före den, går en stor del av dess värde förlorad. Fråga leverantörerna hur processer kan utvecklas, vilka manuella moment som kan tas bort och vilka nya arbetssätt som redan används på andra håll.

Tre tips för en lyckad upphandling

1️⃣ Upphandla service – inte bara ett system
2️⃣ Prioritera verklig kvalitet – inte bara pris
3️⃣ Kartlägg nuläget

Lär känna organisationens utgångsläge innan upphandlingen inleds.

När dessa tre delar är på plats blir upphandlingen mer än bara en inköpsprocess. Den blir en möjlighet att skapa en smidigare vardag, en bättre medarbetarupplevelse och en mer välfungerande löneadministration – för många år framöver.

---

Bli en del av fikagänget – prenumerera på nyhetsbrevet

De bästa bitarna inom personal- och löneadministration – direkt till din inkorg. Du kommer att få ett exklusivt nyhetsbrev en gång i månaden, fullt av träffsäkra tips från våra experter inom personal- och löneadministration, med start år 2026 🔻