Vad kostar ett lönefel?

Felaktigt utbetald lön? Ett misstag. Kostnaden? I bästa fall några hundralappar. I värsta fall ett skadat anseende som består.

Så är den äntligen här – löneutbetalningsdagen. Dagen då hårt arbete förvandlas till lön och ansträngningen blir synlig på bankkontot. Men tänk om beloppet inte stämmer. Vad händer då?

Felet rättas förstås till. Man ber om ursäkt, kompenserar och ser till att samma misstag inte upprepas. Men vad kostar ett lönefel egentligen?

Misstag går inte att undvika

Teknik och automatisering hanterar rutinuppgifter effektivt, men kvaliteten i lönehanteringen säkerställs i slutändan av människor. Och människor gör ibland misstag.

Moderna system är till stor hjälp. Smarta lösningar kan upptäcka avvikelser. Om en medarbetares lön plötsligt skiljer sig från föregående månad flaggar systemet och uppmanar till en kontroll. Men vad händer om en löneförhöjning ska träda i kraft utan att någon registrerar den i systemet? Eller om en chef glömmer att godkänna ett tillägg, eller om HR missar att behandla ett formulär? Då handlar det om ett mänskligt misstag.

Ett fel kan innebära att OB-tillägg för en arbetsdag saknas eller att några semesterdagar har beräknats fel. Men ibland handlar det om ett systematiskt fel som pågått i flera år och som leder till omfattande rättelser, myndighetsfrågor och i värsta fall ett varaktigt skadat anseende. Men oavsett om felet är stort eller litet är den största kostnaden inte alltid ekonomisk.

”Ibland handlar det om ett systematiskt fel som pågått i flera år och som leder till omfattande rättelser, myndighetsfrågor och i värsta fall ett varaktigt skadat anseende.”

Misstag kostar – men vad?

Föreställ dig att en medarbetare upptäcker ett fel i sin lön. Hen granskar lönebeskedet en gång, sedan en gång till. Jämför med tidigare månader. Kontrollerar igen. Frågar kollegorna om deras löner också verkar felaktiga. Kontrollerar ännu en gång. Skickar ett meddelande till sin chef. Chefen kontaktar HR, och HR utreder frågan tillsammans med lönespecialisten. Frågor, mejl, möten – och framför allt tid.

Den största kostnaden för ett lönefel är nämligen ofta inte själva felet, utan utredningen. Om en lön har betalats ut fel måste man ta reda på vad som hände, när det hände, vilka som berörs, hur felet ska rättas och hur liknande situationer kan undvikas i framtiden. Utredningen tar arbetstid, flyttar fokus från verksamhetens kärnuppgifter och medför därmed indirekta kostnader för organisationen – särskilt om lönehanteringen sköts internt.

Den ännu större kostnaden är dock förtroendet. När en medarbetare börjar tvivla på om lönen blir korrekt utbetald ifrågasätts arbetsgivarens tillförlitlighet och trovärdighet. Och det förtroendet är inte alltid lätt att återvinna, även om felet rättas till.

I värsta fall visar det sig att företaget har beräknat löner fel under lång tid. Då kan händelsen hamna i medierna, vilket innebär att inte bara medarbetare utan även kunder och samarbetspartner tappar förtroendet. Plötsligt har företaget fått ett tveksamt rykte – och det gynnar sällan affärerna.

”Den ännu större kostnaden är förtroendet. När en medarbetare börjar tvivla på om lönen blir korrekt utbetald ifrågasätts arbetsgivarens tillförlitlighet och trovärdighet.”

En kompetent lönepartner

Misstag kan inträffa både i intern och outsourcad lönehantering. Det viktiga är hur de förebyggs – och hur man agerar när de ändå sker.

Fördelen med en extern lönepartner är att ingen uppgift eller kunskap är beroende av en enda person. Bakom leveransen finns ett helt team av specialister, gemensamma processer, certifierade arbetssätt och tekniska kontroller. När man arbetar med tiotals eller till och med hundratals kunder inom samma bransch sprids beprövade arbetssätt snabbt mellan organisationerna. Det som en kund lär oss kommer ofta många andra till nytta.

Integrata-koncernens lönehanteringstjänst har ett NPS på 64 och en kvalitetsnivå på 99,7 %. Kvalitetssiffran har beräknats utan några avgränsningar och omfattar samtliga löner för våra lönekunder inom Integrata-koncernen, baserat på totalt 281 641 lönebesked.

Det är också värt att komma ihåg att en extern lönepartner har som uppgift att hantera och rätta fel. Felet utreds, korrigeras och dokumenteras utan att kundens egen organisation behöver lägga tid eller resurser på arbetet. Just detta är kärnan i en professionell lönepartners kompetens.

Vid en första anblick kan outsourcad lönehantering verka dyrare än att sköta den internt. Men i jämförelsen glöms ofta en avgörande faktor bort: riskerna. En professionell tjänsteleverantör har ansvarsförsäkringar, kvalitetssäkrade processer och färdiga rutiner för att hantera avvikelser.

”Fördelen med en extern lönepartner är att ingen uppgift eller kunskap är beroende av en enda person. Bakom leveransen finns ett helt team av specialister, gemensamma processer, certifierade arbetssätt och tekniska kontroller.”

Priset för ett misstag

Vad kostar då ett lönefel? Ibland några tior. Ibland tusentals kronor. Oftast många timmars utredningsarbete. Och i värsta fall det förtroende som byggts upp under flera år.

Misstag kommer aldrig att kunna elimineras helt. Men sannolikheten för att de inträffar – och framför allt konsekvenserna när de gör det – kan minskas avsevärt med välfungerande processer, smart teknik och erfarna specialister.

Vill ni också ha teknikstödd lönehantering? Kontakta oss!

---