Partnerskapet växte internationellt

Ett växande partnerskap

Innofactor är ett finländskt mjukvarubolag med cirka 500 anställda i Finland, Sverige, Danmark och Norge. Innofactors samarbete med Integrata inleddes i Finland och fungerade så bra att nästa steg kom upp i diskussioner: skulle samma modell kunna fungera även i Sverige? Från kundens sida var budskapet tydligt:

– Vi hoppades att Integrata skulle expandera till den svenska marknaden. Vi tänkte att om Integratas verksamhet börjar i Sverige blir vi Integratas kund även där. Samarbetet i Finland hade fungerat så bra att vi litade på att det skulle hålla samma kvalitet även på en ny marknad, berättar Innofactors HR Team Lead Eveliina Keinänen.

Förtroendet hade byggts upp redan i Finland. När löneprocessen fungerar, kommunikationen flyter och partnern känner till kundens verksamhetsmiljö känns det naturligt att fortsätta med samma modell. När Integrata inledde sin verksamhet i Sverige sommaren 2025 gick Innofactor med i samarbetet även där. Målet för samarbetet var tydligt: att bygga upp lönehantering som fungerar smidigt över landsgränserna.

En modell, två länder

Expansionen var inte bara geografisk. Den skapade också en möjlighet att utveckla processerna och förenhetliga lönehanteringens arbetssätt i Finland och Sverige. Tidigare innebar verksamhet i flera länder separata system och processer och splittrat informationsflöde. Med Integrata vände man kursen mot gemensamma förfaringssätt och bekanta verktyg.

– Med Integrata kunde vi förenhetliga våra arbetssätt för lönehantering i både Finland och Sverige med samma system som vi redan kände till.

Integrata® Serviceplattform har varit en central del av helheten. Med plattformen hittar man lönerelaterad kommunikation, materialen och data enkelt på ett ställe, vilket gör arbetet snabbare och minskar risken för fel.

– Vi har ett nordiskt team som hanterar löner i flera länder. Det är en stor fördel att all data och kommunikation finns samlade i ett system.

För många internationella organisationer är situationen välbekant. Man använder olika system och processer i de olika länderna och informationsflödet blir splittrat i de olika systemen. Med enhetliga arbetssätt och verktyg blir helheten enklare att hantera – även när löner hanteras i flera olika länder.

Tydliga roller sparar tid

En av hörnstenarna i det lyckade samarbetet har varit en tydlig ansvarsfördelning. Redan i början av samarbetet definierades rollerna noggrant: vad som förväntas av kunden, vilken roll lönepartnern har och hur löneprocessen framskrider i praktiken. Med tydlig ansvarsfördelning blir samarbetet smidigt.

Enligt kunden har samarbetet också gett en betydligt klarare uppfattning om vad som förväntas av lönepartnern och vad som är organisationens egen roll i löneprocessen. Fördelarna syns konkret i tidsåtgången: tidigare tog utredning av fel och avvikelser i lönehanteringen mycket tid, men sådana situationer har nu minskat avsevärt.

– Tidigare hamnade sådana utredningar ofta på mitt bord. Nu händer det nästan aldrig längre, berättar Keinänen.

Anledningen till detta är en enkel men välfungerande princip: målet är att hålla löneprocesserna i de olika länderna så enhetliga som möjligt samtidigt som man säkerställer att lokala lagstiftningskrav beaktas korrekt. Lönehanteringens grundläggande logik är likartad i många länder,  men experterna har ändå till uppgift att kontrollera att den lokala lagstiftningen och praxisen tillämpas på rätt sätt.

– Många skeden i löneprocessen är i grunden lika oavsett land. När de utförs på samma sätt blir helheten enklare att hantera.