Quinyx-integration med lönesystemet

Inte ens det bästa systemet gör nytta om det inte kan prata med andra system. Därför är integration grejen. När arbetstidsdata, löneprocesser och HR-flöden rör sig sömlöst mellan systemen minskar manuellt arbete, fel och onödiga flaskhalsar.

Varför Quinyx?

Quinyx var från början känt som ett system för tidhantering. I dag är det betydligt mer än så. Det samlar schemaläggning, tidsrapportering, lönearter, bemanningsoptimering och till och med verksamhetsstyrning under samma tak. Handel, logistik, produktion, lager, restaurang och andra branscher med skiftarbete har särskilt mycket att vinna. Där är arbetstiderna ofta rörliga, regelverken snåriga och påverkan på lönehanteringen stor. Manuellt arbete blir snabbt tungt, tidskrävande och felkänsligt. Då behövs system som fungerar i praktiken, inte bara på pappret.

Arbetslivet förändras hela tiden, och systemen måste följa med. En av Quinyx styrkor är att plattformen utvecklas aktivt. När lagändringen om mertidsersättning för deltidsanställda trädde i kraft i Sverige byggde Quinyx en helt ny funktion för att möta förändringen.

Eftersom Quinyx är ett svenskt system sitter förståelsen för nordiskt arbetsliv och nordisk reglering djupt i dess DNA.

Hur görs integrationen?

Att integrera Quinyx med ett lönesystem är en process med flera steg. Men lugn: specialisten bygger upp definitionerna i systemet tillsammans med kunden. Den viktigaste delen av integrationen är en noggrant definierad och testad tolkning av tidregistreringar och frånvaro. När dessa automatiskt omvandlas till rätt lönearter behöver löneadministratören inte längre räkna ut till exempel kvällstillägg för hand. Allt kommer färdigberäknat från Quinyx.

Målet är att arbetstidsdata ska röra sig automatiskt mellan systemen, utan handpåläggning. Medarbetaren registrerar sina timmar i Quinyx via mobilen. Chefen granskar och godkänner. Därefter hämtar en automation, ett gränssnitt eller en robot löneunderlaget och för det vidare direkt till lönesystemet.

”Den viktigaste delen av integrationen är en noggrant definierad och testad tolkning av tidregistreringar och frånvaro.”

Löneunderlaget kan byggas upp på många olika sätt. I Quinyx kan man definiera bland annat arbetstidsregler, övertids- och helgdagsregler, frånvaro, skifttillägg, utryckningsarbete, jour, flextid och mycket mer. Allt det som lönehanteringen behöver. Och det går att ta det ett steg längre. Från löne- eller HR-systemet kan man till exempel hämta löneuppgifter som gör det möjligt att styra kostnader och optimera schemaläggningen.

Även semestersaldon kan integreras i Quinyx, så att medarbetare och chefer kan följa frånvarodagar och systemet kan stoppa uttag om saldot inte räcker till. Grund- och avtalsuppgifter om medarbetaren kan också föras över via integrationer, så att informationen hålls korrekt genom hela anställningens livscykel.

Mer än bara tidrapportering

Integrata bygger integrationer som anpassar sig efter kundens faktiska vardag – inte tvärtom. Quinyx innehåller redan en stor mängd färdiga löneunderlagsfiler optimerade för olika lönesystem, men en modern integration går längre än så. Med tekniska API-gränssnitt kan man bygga helt automatiserade dataflöden som passar just kundens miljö. Om lönesystemet kan ta emot data går integrationen i praktiken att genomföra – och ofta också automatisera.

I bästa fall hämtar roboten löneunderlaget automatiskt från Quinyx och för det tryggt vidare till rätt plats, till exempel Integratas skyddade SFTP-miljö. Samma säkra kanal kan även användas för andra dokument, som sjukintyg eller bilagor till FPA-ansökningar.

”Integrata bygger integrationer som anpassar sig efter kundens faktiska vardag – inte tvärtom. Quinyx innehåller redan en stor mängd färdiga löneunderlagsfiler optimerade för olika lönesystem, men en modern integration går längre än så.”

När systemet gör lönetolkningarna automatiskt behöver löneadministratören inte lägga tid på att fundera över hur mycket kvällstillägg torsdagspasset gav, eller hur helgersättningar påverkar en viss arbetsperiod. Systemet räknar. Människan kontrollerar. Det sparar inte bara tid, utan minskar också risken för mänskliga misstag markant.

Bakom allt finns en enkel tanke: återkommande arbete ska automatiseras. Och i löneadministrationen finns det gott om sådant arbete.

Nytta på riktigt

Den största nyttan med Quinyx – eller snarare med en välgjord Quinyx-integration – är att den minimerar repetitivt rutinarbete, automatiserar det som kan automatiseras och minskar risken för fel. När avtal och dokument har definierats noggrant i Quinyx går det att lita på att resultatet blir rätt. Det förutsätter förstås att införandeprojektet görs ordentligt och med tillräcklig tid.

Ett tips: införandet är också ett utmärkt tillfälle att förenhetliga arbetssätt mellan olika enheter och säkerställa att rutinerna följer kollektivavtalet.

Nya system diskuteras ofta ur processernas perspektiv. Men den verkliga effekten syns i medarbetarens vardag. När schemaläggning, tidsrapportering och lönetolkningar fungerar sömlöst kan medarbetaren se sina pass, registrera arbetstid och anmäla frånvaro på ett och samma ställe – och samtidigt se vad arbetet ger i lön. Transparens minskar oklarheter och stärker förtroendet för arbetsgivaren.

”Den största nyttan med Quinyx – eller snarare med en välgjord Quinyx-integration – är att den minimerar repetitivt rutinarbete, automatiserar det som kan automatiseras och minskar risken för fel.”

Samtidigt blir arbetsgivarens vardag enklare. Godkännandeprocesserna går snabbare, manuella kontroller minskar och tid frigörs för ledarskap och strategiskt arbete. Alla vinner.

Quinyx vision är att vara så användarvänligt och transparent som möjligt för alla användare, från medarbetare till ledning.

Quinyx och Integrata – en träffsäker kombination

Många leverantörer gör det kunden ber om. Integrata gör lite mer. Vi vågar utmana när vi ser att ”så här har vi alltid gjort” inte längre håller. För Integrata är ett tidhanteringssystem inte ett fristående system, utan en del av helheten: HR- och löneadministrationens ekosystem.

I bakgrunden finns ett erfaret integrationsteam som bygger både färdiga lösningar och helt kundspecifika, skräddarsydda helheter. Och viktigast av allt: efter införandet lämnas kunden inte ensam. Samma specialist som känner kundens miljö och konfiguration fortsätter också som stöd i den löpande tjänsten. Samtidigt vilar kompetensen inte på en enda person, utan kunden har ett helt team i ryggen.

Vi är inte generisk teknisk support. Vi är verklig kundservice med koll på kundens vardag. Integrata och Quinyx förenas av framåtanda och en aktiv vilja att utvecklas i takt med ett arbetsliv i förändring. Det är en av anledningarna till att Integrata blev Quinyx första partner i Finland – och till att samarbetet har fortsatt länge, även internationellt.